Se lo studio usa l’IA, l’obbligo c’è, anche con 3 persone. L’articolo 4 dell’AI Act si rivolge a fornitori e utilizzatori di sistemi di IA senza soglie dimensionali: uno studio di commercialisti che usa un assistente basato su IA per le prime bozze, o un software di studio con funzioni di IA incorporate, è un utilizzatore, e dal 2 febbraio 2025 deve garantire al personale un livello sufficiente di alfabetizzazione.
Perché gli studi sono un caso particolare
Il lavoro professionale aggrava due rischi tipici dell’IA generativa. Il primo è l’errore autorevole: una bozza fluente con un riferimento normativo inventato o una massima inesistente, che negli atti e nei pareri costa caro. Il secondo è la riservatezza: i dati dei clienti sono spesso dati personali, coperti dal segreto professionale, e non possono finire in strumenti che non danno garanzie contrattuali serie sul loro trattamento e sul loro eventuale riuso. L’alfabetizzazione dello studio ruota quasi tutta attorno a questi due punti.
Chi va formato, ruolo per ruolo
I professionisti che firmano: verifica delle fonti prodotte dall’IA, limiti degli strumenti, responsabilità professionale che resta intera anche quando la bozza la scrive una macchina. I collaboratori e i praticanti, che sono spesso gli utilizzatori più intensivi: regole d’uso operative, che cosa non inserire mai, come segnalare un output sospetto. Il personale di segreteria, se usa strumenti con IA per mail, trascrizioni o gestione documentale: consapevolezza di base e istruzioni sui dati. La proporzionalità dell’articolo 4 vale anche qui: tre livelli, tre profondità.
Le misure minime, in concreto
Per uno studio piccolo il pacchetto ragionevole ha 4 pezzi: una policy di una pagina che elenca strumenti ammessi e usi vietati; una formazione breve per ruolo, con i casi concreti dello studio; una prova individuale conservata, anche semplice, per ogni persona formata; e un registro con date, contenuti e partecipanti. Come impostare registro e prove lo mostriamo nella pagina sull’AI literacy per le aziende, che vale per gli studi quanto per le imprese.
Che cosa rischia chi ignora il tema
Sul piano del Regolamento, l’articolo 99 sulle sanzioni non prevede un importo dedicato alla violazione dell’articolo 4: chi promette multe automatiche per la mancata formazione sta citando la norma sbagliata. Il rischio vero per uno studio è composto: l’errore professionale da output non verificato, la violazione di riservatezza, e la posizione indifendibile davanti a un cliente o a un giudice quando emerge che lo strumento era in uso senza alcuna misura di alfabetizzazione. L’obbligo esiste; la sua forza sta nelle responsabilità ordinarie che attiva.
Il caso dei software di studio
Una parte crescente dell’IA negli studi non viene scelta: arriva con gli aggiornamenti dei software di categoria, dai gestionali di contabilità alle banche dati giuridiche con assistenti integrati. Queste funzioni contano come le altre: vanno censite, e chi le usa va alfabetizzato sul loro funzionamento specifico, a partire da che cosa fanno con i dati dei clienti. La domanda da fare al fornitore del software è una: quali funzioni di IA sono attive, e su quali dati lavorano. La risposta scritta entra nel fascicolo dello studio.
Da dove cominciare questa settimana
Il primo passo non costa nulla: censire gli strumenti con IA davvero usati nello studio, compresi quelli dentro i software gestionali e quelli usati a titolo personale dai collaboratori sulle pratiche dello studio. Il censimento onesto sorprende quasi sempre, e da solo cambia la conversazione interna. Dal censimento discendono la policy, la matrice dei ruoli e la formazione; il quadro completo degli obblighi, con il calendario vigente, sta nella guida all’AI Act.
Domande frequenti
Uno studio con meno di 10 persone è esonerato dall’articolo 4?
No, l’articolo 4 dell’AI Act non prevede soglie dimensionali: si applica a fornitori e utilizzatori di sistemi di IA in quanto tali, e uno studio professionale che usa strumenti con IA è un utilizzatore, quindi deve adottare misure di alfabetizzazione proporzionate al proprio contesto, che per uno studio piccolo possono essere semplici ma devono esistere ed essere documentabili.
Usare l’IA per le bozze viola il segreto professionale?
Dipende da quale strumento e con quali dati: inserire dati identificativi dei clienti in servizi che li riusano o non offrono garanzie contrattuali adeguate espone a violazioni di riservatezza, mentre strumenti con garanzie appropriate e dati minimizzati riducono il rischio, ed è esattamente il tipo di valutazione che l’alfabetizzazione dell’articolo 4 mette il personale in condizione di fare.
Esistono sanzioni specifiche per chi non forma il personale?
L’articolo 99 del Regolamento non prevede un importo sanzionatorio dedicato alla violazione dell’articolo 4, quindi le multe automatiche promesse da certe pubblicità citano la norma sbagliata: il rischio concreto passa dalle responsabilità ordinarie, professionali e contrattuali, e dalla difficoltà di difendersi quando un danno nasce da un uso dell’IA privo di qualunque misura documentata.
Fonti
Ultimo aggiornamento: 27 agosto 2026.
