Microsoft 365 Copilot: cos’è, cosa include e per chi conviene

Dal 1° luglio al 31 dicembre 2026 Microsoft vende in Italia Microsoft 365 Copilot Business a 15,60 euro per utente al mese, IVA esclusa, invece dei 18,20 di listino: uno sconto valido solo per il primo anno, con impegno annuale e solo per chi ha già un piano Microsoft 365 Business idoneo. Per le grandi organizzazioni la licenza Microsoft 365 Copilot costa 26 euro per utente al mese con pagamento annuale. Sono cifre che, moltiplicate per tutti i dipendenti, impongono una domanda semplice: cosa si compra, esattamente, che non si abbia già? Questa guida spiega cosa include la licenza, cosa cambia rispetto a Copilot Chat, quanto costa, cosa vede dei dati aziendali e per chi conviene.

Prezzi, requisiti e funzioni verificati sulle pagine ufficiali Microsoft Italia e Microsoft Learn il 5 ottobre 2026.

Cos’è Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot è una licenza aggiuntiva per le aziende che porta l’assistente di intelligenza artificiale dentro le applicazioni di lavoro (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams) e, soprattutto, lo collega ai dati dell’organizzazione: documenti, email, riunioni, chat. Microsoft chiama Work IQ il livello che permette a Copilot di capire il contesto di lavoro dell’utente e dell’azienda.

Il nome è fonte di confusione. Nella documentazione tecnica di Microsoft Learn la stessa licenza oggi si chiama “Microsoft Copilot”, mentre le pagine commerciali continuano a usare “Microsoft 365 Copilot”. Non va confusa con l’assistente gratuito per uso personale, né con Copilot Chat, che molte aziende hanno già senza saperlo.

Copilot Chat, Microsoft 365 Copilot e Copilot Business

La distinzione decisiva è tra ciò che è già incluso nelle licenze Microsoft 365 e ciò che si paga a parte.

Copilot Chat, per gli account di lavoro idonei, include la protezione dei dati aziendali prevista da Microsoft, consente di caricare file e di generare immagini. Per molte piccole imprese, a cui serve un assistente sicuro per scrivere, riassumere e cercare sul web, è già sufficiente.

Cosa include la licenza

La licenza aggiunge tre cose che Copilot Chat non ha.

La prima è Copilot dentro le applicazioni, con accesso prioritario: in Word per scrivere e rivedere documenti, in Excel per analizzare dati, in PowerPoint per costruire presentazioni, in Outlook per gestire la posta, in Teams per le riunioni. La seconda è il collegamento ai dati dell’organizzazione: Copilot può ragionare su un insieme molto più ampio di contenuti aziendali, attraverso Microsoft Graph, Work IQ e l’indicizzazione semantica di Microsoft 365. La terza sono gli agenti preconfigurati: nella versione italiana Strumento ricerche e Strumento analisi, oltre a Facilitatore per le riunioni.

Secondo la documentazione di Copilot Studio, la licenza comprende anche Copilot Chat con le pagine collaborative, gli agenti di SharePoint, le funzioni di agente di Copilot Studio usate dentro Copilot, Teams e SharePoint, la dashboard di analisi dell’adozione e la gestione avanzata di SharePoint. Per gli utenti con licenza, inoltre, gli agenti pubblicati in Microsoft 365 Copilot che rispondono sui dati aziendali non consumano crediti aggiuntivi.

Quanto costa in Italia

Il listino di Microsoft Italia, con prezzi per utente al mese e IVA esclusa, è questo. Microsoft 365 Copilot costa 26,00 euro con pagamento annuale, 27,30 euro con pagamento mensile. Microsoft 365 Copilot Business costa 15,60 euro in promozione dal 1° luglio al 31 dicembre 2026 (prezzo di partenza indicato 18,20 euro), con sottoscrizione annuale e promozione limitata al primo anno; con pagamento mensile 21,84 euro. Esistono anche pacchetti che includono il piano di base: Microsoft 365 Business Standard con Copilot Business a partire da 20,36 euro con pagamento annuale (24,43 mensile), Microsoft 365 Business Premium con Copilot Business a 27,73 euro annuale (33,28 mensile).

Il requisito è un piano Microsoft 365 qualificante, acquistato a parte. Per Copilot Business l’elenco comprende Microsoft 365 Business Basic, Standard e Premium, Microsoft 365 Apps for Business e Teams Essentials. Per la licenza Enterprise, tra gli altri, i piani Microsoft 365 E3 ed E5, F1 e F3, Office 365 E1, E3 ed E5 e i piani Teams Enterprise, compresa la versione per lo Spazio Economico Europeo.

C’è una prova gratuita di un mese, che richiede la carta di credito e si trasforma automaticamente in abbonamento a pagamento se non viene annullata.

Le note a piè di pagina meritano una lettura prima di firmare. La promozione richiede la sottoscrizione annuale, che si rinnova automaticamente e viene addebitata mensilmente; il prezzo scontato vale solo per il primo anno. Le condizioni di cancellazione, scrive Microsoft, variano secondo il tipo di cliente, il prodotto e i domini, e alcuni abbonamenti possono prevedere costi di cancellazione. La differenza tra pagamento annuale e mensile non è quindi solo di prezzo: il mensile costa di più ma lascia più libertà a chi sta ancora sperimentando.

Un calcolo elementare aiuta a ragionare. Per un’azienda di 40 persone, la licenza Business a prezzo pieno vale circa 8.700 euro l’anno, IVA esclusa. È una cifra che va confrontata con un uso reale, non con una promessa di produttività.

I dati aziendali: cosa vede Copilot

Il collegamento ai dati è il motivo per cui si compra la licenza, ed è anche il punto da preparare con più cura. Copilot lavora con i contenuti a cui l’utente ha già accesso. Se le cartelle di SharePoint e i gruppi di Teams sono condivisi in modo disordinato, un dipendente può ritrovarsi, in una risposta di Copilot, informazioni che tecnicamente poteva aprire ma che nessuno gli aveva mai mostrato: buste paga, trattative, valutazioni del personale. Copilot non crea il problema dei permessi sbagliati. Lo rende visibile, e in fretta.

Microsoft dichiara che i dati restano cifrati e isolati e che non vengono usati per addestrare i modelli, e mette a disposizione strumenti come la gestione avanzata di SharePoint per controllare accessi e condivisioni eccessive. La pulizia dei permessi, però, resta un lavoro dell’azienda. Le regole su chi decide cosa sono il tema della guida AIPIA su governance dell’AI, ruoli e responsabilità.

Per chi conviene, e per chi no

La licenza ha senso dove si verificano insieme alcune condizioni. Le persone passano gran parte della giornata dentro Word, Excel, Outlook e Teams. I documenti dell’azienda stanno davvero su SharePoint e OneDrive, non su dischi locali o servizi esterni. Le riunioni su Teams sono frequenti e producono decisioni da tracciare. E c’è qualcuno in grado di accompagnare l’adozione, perché uno strumento che nessuno sa usare è un costo fisso.

Un test rapido aiuta a capire se Copilot Chat basta. Le richieste tipiche dei dipendenti riguardano testi che forniscono loro stessi, come una mail da riscrivere o un documento da riassumere? Allora Copilot Chat è probabilmente sufficiente. Riguardano informazioni sparse nell’azienda, come “cosa abbiamo deciso con questo cliente negli ultimi tre mesi” o “prepara un riepilogo delle riunioni di progetto di questa settimana”? Lì serve il collegamento ai dati che solo la licenza offre. E queste richieste sono abbastanza frequenti da giustificare il costo per ogni persona a cui si assegna la licenza?

Conviene meno, o non conviene ancora, quando i documenti sono sparsi su sistemi diversi, quando l’uso previsto è soprattutto scrivere e riassumere (per cui Copilot Chat basta), o quando i permessi interni non sono mai stati rivisti. Spesso la scelta più prudente è una licenza per un gruppo pilota di poche persone, con compiti precisi e un controllo dopo qualche mese. Come le imprese italiane stanno affrontando questa fase è il tema dell’analisi AIPIA sul grande adattamento delle imprese italiane all’intelligenza artificiale. Per un confronto di posizionamento con le offerte concorrenti per le imprese c’è l’articolo su ChatGPT Work, Copilot e Gemini nelle imprese.

Come preparare l’adozione

Prima dell’acquisto conviene fare quattro cose. Rivedere i permessi di SharePoint e Teams sulle aree più delicate. Scrivere regole semplici su cosa si può chiedere a Copilot e cosa va sempre verificato da una persona. Scegliere tre o quattro casi d’uso misurabili, come la preparazione delle riunioni, la sintesi delle email o le prime bozze di documenti ricorrenti. Prevedere una formazione pratica per chi riceve la licenza.

Senza regole, la licenza a pagamento convive con l’uso di strumenti personali non autorizzati, il fenomeno descritto nella guida AIPIA sulla shadow AI in azienda. Per la formazione dei team AIPIA organizza percorsi di formazione aziendale sull’intelligenza artificiale per team e PA.

Microsoft 365 Copilot non si compra per avere l’intelligenza artificiale, che con Copilot Chat molte aziende hanno già. Si compra per farla lavorare sui propri dati, e vale esattamente quanto l’ordine in cui quei dati sono tenuti.

Domande frequenti

Quanto costa Microsoft 365 Copilot in Italia?

Secondo il listino di Microsoft Italia, al 5 ottobre 2026, 26,00 euro per utente al mese con pagamento annuale (27,30 mensile), IVA esclusa. La versione Business per le aziende fino a 300 utenti costa 15,60 euro in promozione fino al 31 dicembre 2026, poi 18,20 euro.

Che differenza c’è tra Copilot Chat e Microsoft 365 Copilot?

Copilot Chat è incluso nelle licenze Microsoft 365 idonee e lavora principalmente sul web e sui file caricati. Microsoft 365 Copilot è una licenza a pagamento che collega l’assistente ai dati aziendali e lo porta nelle applicazioni con accesso prioritario.

Serve un abbonamento Microsoft 365 per acquistare Copilot?

Sì. La licenza è un componente aggiuntivo e richiede un piano qualificante, come Microsoft 365 Business Basic, Standard o Premium per la versione Business, oppure E3 o E5 per quella Enterprise.

Microsoft usa i dati aziendali per addestrare Copilot?

Microsoft dichiara che i dati aziendali restano cifrati e isolati e non vengono usati per addestrare i modelli. Copilot accede ai contenuti che l’utente può già aprire, per questo i permessi interni vanno rivisti prima dell’adozione.

Esiste una prova gratuita di Microsoft 365 Copilot?

Per Microsoft 365 Copilot Business Microsoft offre una prova gratuita di un mese, con carta di credito obbligatoria e conversione automatica in abbonamento a pagamento se non viene annullata.

Fonti

• Microsoft Italia, Microsoft 365 Copilot Business (consultata il 5 ottobre 2026)
• Microsoft Italia, Microsoft 365 Copilot per le aziende (consultata il 5 ottobre 2026)
• Microsoft Learn, License options for Microsoft Copilot (consultata il 5 ottobre 2026)
• Microsoft Learn, Microsoft Copilot Chat overview (consultata il 5 ottobre 2026)
• Microsoft Learn, What is Microsoft Copilot? (consultata il 5 ottobre 2026)
• Microsoft Learn, Licensing for agents powered by the standard harness (consultata il 5 ottobre 2026)