AI per Excel: formule, pulizia dei dati e i controlli da fare sempre

Usare l’AI per Excel serve a tre compiti concreti: capire e correggere una formula, pulire una tabella importata male, impostare un’analisi. L’assistente, esterno o integrato come Copilot, propone; il controllo resta tuo: righe, totali, valori mancanti e duplicati si verificano con formule indipendenti prima di usare qualsiasi risultato.

Assistente esterno o Copilot integrato: cosa serve davvero

Le strade sono due, e hanno requisiti diversi.

La prima è un assistente esterno, come ChatGPT, Claude o Gemini, a cui descrivi il problema, incolli una formula o carichi un file. Funziona con qualsiasi versione di Excel, ma il file esce dal tuo computer: vale per lui tutto ciò che si dice più avanti sulla riservatezza. La seconda è Copilot dentro Excel. Secondo la pagina di domande frequenti di Microsoft Support, l’accesso richiede un abbonamento Microsoft 365 Personal o Family con un piano di crediti AI, oppure Microsoft 365 Premium, oppure, per le organizzazioni, un abbonamento commerciale a Copilot o un abbonamento Microsoft 365 aziendale idoneo a Copilot Chat. La stessa pagina indica che le modifiche di Copilot funzionano solo con il calcolo impostato su automatico e che alcuni formati, come lo Strict Open XML, vanno salvati in .xlsx. L’italiano è fra le lingue supportate, con un’avvertenza esplicita di Microsoft: il modello è stato addestrato soprattutto su fonti in inglese e può rendere meno bene con richieste o dati in altre lingue.

Una precisazione utile per chi ha letto guide vecchie di qualche mese. La funzione COPILOT, che permetteva di scrivere una richiesta direttamente in una cella, era un’anteprima riservata ai programmi Frontier e Insider. Microsoft indica che dal 14 settembre 2026 la funzione COPILOT non è più disponibile: le celle che la usavano restituiscono l’errore #NOME? al ricalcolo, e i compiti equivalenti vanno chiesti dal riquadro di Copilot.

Requisiti, piani e funzioni cambiano spesso. Prima di decidere, controlla la pagina ufficiale nel giorno in cui ti serve.

Un dataset sintetico per fare pratica

Tutti gli esempi di questa guida usano una tabella inventata, che chiunque può ricostruire in due minuti. Nessun dato reale, nessun cliente vero. Otto righe di ordini con quattro colonne, Data, Cliente, Regione, Importo, e alcuni difetti tipici di un’esportazione da gestionale:

• Riga 2: 03/02/2026, Rossi Srl, Nord, 1.250,00
• Riga 3: 03/02/2026, rossi srl (con uno spazio finale), Nord, 1.250,00
• Riga 4: 05/02/2026, Bianchi Spa, Centro, 980,50
• Riga 5: 2026-02-07 scritto come testo, Verdi & C., Sud, 2.100,00
• Riga 6: 10/02/2026, Neri Snc, Nord, importo vuoto
• Riga 7: 12/02/2026, Gallo Srl, Centro, 430.75 come testo con il punto decimale
• Riga 8: 14/02/2026, Bianchi Spa, Centro, 1.120,00
• Riga 9: 18/02/2026, Conti Sas, Sud, 760,00

I difetti sono quattro: un duplicato mascherato da maiuscole e spazi, una data in formato diverso, un importo mancante, un numero scritto come testo con il separatore anglosassone. Dopo la pulizia restano sette ordini, uno dei quali senza importo; il totale corretto degli importi presenti è 6.641,25 euro, così ripartito: Nord 1.250,00, Centro 2.531,25, Sud 2.860,00. Sono cifre calcolate per questo esempio e servono a una cosa sola: sapere in anticipo il risultato giusto, così da riconoscere subito quello sbagliato.

Tre compiti: spiegare una formula, pulire la tabella, analizzare i dati

Spiegare e correggere una formula

Il caso classico è un CERCA.VERT che restituisce prezzi strani. La formula di partenza è =CERCA.VERT(A2;Listino!A:B;2): manca il quarto argomento, quindi Excel usa la corrispondenza approssimata e, se la prima colonna del listino non è ordinata, può restituire un prezzo sbagliato senza che l’errore sia evidente. Il prompt:

«Uso Excel in italiano, con il punto e virgola come separatore degli argomenti e la virgola come separatore decimale. Questa formula =CERCA.VERT(A2;Listino!A:B;2) restituisce prezzi che non corrispondono al codice cercato. Spiegami passo per passo cosa fa, perché sbaglia e come correggerla. Dammi la formula corretta con i nomi delle funzioni in italiano e indica un controllo che posso fare per verificarla su tre righe.»

Una risposta corretta indica l’aggiunta di FALSO come quarto argomento, =CERCA.VERT(A2;Listino!$A:$B;2;FALSO), o il passaggio a CERCA.X, che per impostazione predefinita cerca la corrispondenza esatta. Il controllo: scegli tre codici, cerca a mano il prezzo nel listino, confronta. Se l’assistente risponde con nomi inglesi come VLOOKUP o con le virgole come separatori, la formula incollata in un Excel italiano darà errore: è il motivo per cui il prompt dichiara la lingua e i separatori.

Pulire la tabella

Qui l’AI è utile soprattutto per proporre il metodo, non per eseguire la pulizia alla cieca. Prompt:

«Ho una tabella di ordini in Excel italiano con colonne Data, Cliente, Regione, Importo. Problemi: nomi cliente con maiuscole e spazi diversi, alcune date scritte come testo in formato aaaa-mm-gg, importi con il punto decimale salvati come testo, righe duplicate. Proponi una sequenza di passaggi, con formule in italiano o con gli strumenti Testo in colonne e Rimuovi duplicati, che lasci intatta la tabella originale e lavori su colonne nuove. Per ogni passaggio indica come verifico che non abbia perso righe.»

Le formule che ci si può aspettare sono del tipo =ANNULLA.SPAZI(MAIUSC.INIZ(B2)) per normalizzare i nomi e =VAL.NUMERO(D2) per scoprire gli importi salvati come testo. Nomi e sintassi delle funzioni sono stati controllati sulla documentazione italiana di Microsoft e i risultati attesi sono stati ricalcolati a parte sul dataset sintetico; le formule non sono state eseguite in un foglio Excel, quindi vanno provate sul dataset prima di applicarle a un file vero. La regola che conta è un’altra. La tabella originale non si tocca; si lavora su una copia o su colonne nuove, e si confrontano i conteggi a ogni passaggio.

Date e decimali meritano un discorso a parte, perché sono la fonte più comune di errori silenziosi nei fogli italiani. Una data come 2026-02-07 importata da un sistema estero può restare testo: si allinea a sinistra, non si ordina correttamente e non entra nei filtri per mese. Convertirla con una formula funziona solo se si conosce il formato di partenza; spesso è più sicuro usare Testo in colonne indicando esplicitamente l’ordine anno, mese, giorno. Il rischio opposto è peggiore: una data come 03/02/2026 letta con impostazioni americane diventa il 2 marzo, è un numero valido e nessun controllo formale la segnala. Con i decimali succede qualcosa di simile. In un file CSV generato all’estero 430.75 può diventare testo, oppure, in certi casi di importazione, un numero completamente diverso. Il prompt deve quindi dichiarare sempre come sono scritti i dati di origine, e la verifica deve guardare i valori, non solo l’assenza di errori. Un’abitudine utile: dopo ogni conversione, ordinare la colonna e guardare il primo e l’ultimo valore. Se il primo ordine dell’anno risulta di marzo, o l’importo più alto è cento volte il secondo, il problema salta all’occhio in pochi secondi.

Analizzare i dati

Con la tabella pulita si può chiedere a Copilot o a un assistente esterno il totale per regione, una tabella pivot, un grafico. La richiesta utile include anche il controllo: «calcola il totale degli importi per regione, escludi le righe senza importo e dimmi quante sono, e mostra la somma complessiva». Se la somma delle regioni non torna con il totale complessivo, o il numero di righe escluse non è uno, qualcosa non va.

Sul dataset sintetico, una risposta corretta avrebbe questa forma: sette ordini considerati, uno escluso perché senza importo (Neri Snc), totale 6.641,25 euro, di cui Nord 1.250,00, Centro 2.531,25, Sud 2.860,00. Se il totale risulta 7.891,25, il duplicato di Rossi Srl non è stato eliminato; se risulta 6.210,50, l’importo di Gallo Srl salvato come testo è stato ignorato.

I controlli da non delegare all’AI

Un foglio sbagliato non avvisa. Per questo la riconciliazione va fatta con formule tue, indipendenti dall’assistente, prima e dopo ogni intervento.

• Righe: =RIGHE(A2:A9) sull’originale e sulla versione pulita; la differenza deve corrispondere ai duplicati eliminati, né uno di più né uno di meno.
• Mancanti: =CONTA.VUOTE(D2:D9) per gli importi vuoti; il numero deve restare uguale dopo la pulizia, salvo decisioni esplicite.
• Testo travestito da numero: =CONTA.NUMERI(D2:D9) confrontato con le righe non vuote; se il primo valore è più basso, ci sono importi salvati come testo.
• Duplicati: una colonna chiave che unisce data, cliente normalizzato e importo, con =CONTA.SE sulla chiave per individuare le ripetizioni.
• Totali: la somma per categoria deve coincidere con la somma complessiva, e la somma complessiva con quella del sistema di origine.
• Campione: cinque righe scelte a caso confrontate a mano con il documento originale.

Microsoft stessa ricorda che i contenuti prodotti da Copilot restano modificabili e che spetta all’utente verificarli. Lo stesso vale, a maggior ragione, per le risposte di un assistente esterno che non vede il foglio ma solo ciò che gli hai descritto.

Sono cinque minuti di lavoro. Saltarli è il modo più rapido per presentare in riunione un totale sbagliato con grande sicurezza.

Riservatezza prima del caricamento

Un foglio di calcolo aziendale contiene spesso più di quanto sembri: nomi di clienti, margini, stipendi, codici fiscali in una scheda nascosta. Prima di caricarlo in qualsiasi strumento conviene fare tre cose. Verificare quale account si sta usando, perché le condizioni sui dati cambiano fra servizi per uso personale e servizi aziendali, e le policy interne dell’organizzazione prevalgono sulle preferenze del singolo. Controllare schede nascoste, commenti e proprietà del file. E, quando la domanda riguarda la struttura e non i valori, condividere solo un estratto con dati anonimi o inventati, come il dataset di questa guida: per correggere una formula non serve il fatturato vero.

Per chi vuole impostare un uso ordinato dell’AI nel lavoro d’ufficio, il Corso Base AIPIA lavora sugli strumenti quotidiani e sulla valutazione degli output, mentre il Corso Advanced dedica un modulo all’analisi dei dati con Python e Pandas, per chi deve andare oltre il foglio di calcolo.

Domande frequenti sull’AI per Excel

Copilot in Excel è incluso in ogni abbonamento Microsoft 365?

No. Microsoft Support elenca le combinazioni idonee, fra cui Personal o Family con un piano di crediti AI, Microsoft 365 Premium e alcune licenze aziendali. L’accesso può dipendere anche dalle impostazioni dell’organizzazione.

Esiste ancora la funzione =COPILOT nelle celle?

No. Era un’anteprima e Microsoft indica che dal 14 settembre 2026 non è più disponibile; le stesse operazioni si chiedono dal riquadro di Copilot.

Perché le formule suggerite dall’AI danno errore nel mio Excel?

Spesso perché arrivano con i nomi inglesi delle funzioni o con la virgola come separatore. In un Excel italiano servono i nomi italiani e il punto e virgola: va scritto nel prompt.

Posso far pulire all’AI un file con dati dei clienti?

Solo se lo strumento e l’account sono autorizzati dall’organizzazione per quel tipo di dati. Per imparare il metodo basta un dataset sintetico.

Copilot può creare grafici e tabelle pivot?

Sì: la guida introduttiva di Microsoft indica che Copilot in Excel crea grafici e tabelle pivot collegati ai dati di origine e offre modalità di lavoro diverse, compresa una di sola conversazione che non modifica il file. Il controllo dei totali resta comunque necessario.

Fonti

• Microsoft Support, Frequently asked questions about Copilot in Excel
• Microsoft Support, Get started with Copilot in Excel
• Microsoft Support, funzione COPILOT